A Justiça Federal em São Paulo terceirizou, no fim do ano passado, a guarda de cerca de 3,5 milhões de processos e documentos administrativos que se encontram nos arquivos dos fóruns da Grande São Paulo, interior e litoral, incluindo o arquivo geral da Presidente Wilson localizado no bairro do Ipiranga, na capital. A necessidade de reduzir os custos de manutenção dos arquivos, aproveitar melhor o espaço físico existente e armazenar os documentos em locais mais adequados estão entre os fatores que tornaram a terceirização necessária.

O diretor da Secretaria Administrativa da Seção Judiciária de São Paulo, Oscar Paulino dos Anjos, esclarece, porém, que a terceirização abrange apenas a guarda dos processos e não o seu gerenciamento, que permanecerá sob a responsabilidade da Justiça Federal. O trabalho das varas também não será alterado, pois a solicitação de desarquivamento continuará sendo feita por meio do sistema informatizado, o qual passará a se comunicar diretamente com o sistema da empresa vencedora da licitação, a Prado Chaves.

A transferência de todo esse acervo para os novos locais teve início em dezembro de 2011 com o Fórum de Santos, e seguiu com um cronograma que priorizou as cidades que teriam novas inaugurações previstas para acontecer. “Com a transferência dos processos que ocupavam os arquivos dos fóruns, disponibilizamos mais espaço para que novas varas e centrais de conciliação pudessem ser instaladas. É o caso de Santos e Ourinhos, que inauguram em fevereiro, respectivamente, a 7ª Vara Federal e a 1ª Vara-Gabinete do Juizado Especial Federal nos locais onde antes havia processos arquivados”, afirmou Oscar Paulino.

Instalações adequadas

Os arquivos da empresa vencedora contam com uma infraestrutura especialmente planejada para a atividade de arquivamento, sistema de segurança e proteção contra incêndio e softwares desenvolvidos para a localização, resgate e rastreabilidade de documentos. Antonio Carlos Khairalla, diretor superintendente da empresa, afirma que “o atendimento da grande São Paulo, litoral e Vale do Paraíba será feito a partir do arquivo localizado no bairro da Moóca, em São Paulo. O interior será atendido pela base existente em Itupeva – cidade estrategicamente escolhida por situar-se próxima a importantes entroncamentos rodoviários”.

Economia de recursos

Um levantamento feito pela área orçamentária da Administração Central comprovou ser mais econômico para a Justiça Federal terceirizar a guarda dos processos do que manter o modelo que vinha sendo adotado. Foi levado em consideração o valor gasto com água, luz, mão de obra, deslocamentos (combustível, pedágio), utilização de espaço dos prédios (próprios ou alugados), além dos custos para reforma dos imóveis danificados devido ao sobrepeso resultante da grande quantidade de papel armazenado.

Celeridade

Com a terceirização, os processos serão entregues em menor tempo, principalmente para os grandes fóruns, como os da capital e Grande São Paulo. O prazo para os procedimentos de solicitação e entrega do processo na vara solicitante passará dos atuais 10 dias para 48 horas úteis, e para os casos urgentes 12 horas úteis. A terceirização da guarda dos processos é mais um importante passo na melhoria dos serviços da Justiça Federal em São Paulo. (JSM)

Fotos: Jefferson Messias